Met de ingang van het nieuwe jaar zijn er weer diverse nieuwe wetten en regelgeving in werking getreden. Daarom geven wij u 12 tips en ontwikkelingen op gebied van salarisadministratie.

1. Vakantietoeslag vanaf 1 januari 2018 ook over overwerkuren

Met ingang van 1 januari 2018 is een werkgever verplicht om het minimumloon te betalen voor overwerk/meerwerk. Deze wijziging heeft te maken met de wijziging in artikel 6 van de Wet minimumloon en minimum vakantiebijslag. In de wet was opgenomen dat andere verdiensten uit overwerk uitgezonderd waren voor de reservering vakantietoeslag. Deze bepaling is per 1 januari 2018 vervallen waardoor een werknemer niet alleen recht heeft op minimumloon maar ook op vakantietoeslag over zijn overwerkloon.

Voor overwerkuren die gemaakt zijn in 2017 betekent dit dat indien deze uitbetaald worden na 1 januari 2018 hierover ook vakantietoeslag verschuldigd is. Uitzondering op deze regel is dat bij opname van deze uren dit ook na 1 januari 2018 is toegestaan mits deze tijdig worden opgenomen.

Bij cao kunnen afwijkende afspraken worden gemaakt aangaande opbouw vakantietoeslag over overwerk en andere vergoedingen en toeslagen. In de meeste cao’s zal vrij vaak nauwkeurig bepaald zijn wat de juiste grondslag is voor de vakantietoeslag. Indien hierin is bepaald dat overwerk is uitgezonderd geldt dat als een afwijkende afspraak die volstaat.

2. Minimumloon en minimumjeugdloon 2018

Met ingang van 1 januari 2018 wordt het wettelijk minimumloon verhoogd met 0,81%. Dit betekent dat voor een 22 jarige medewerker het bruto maandsalaris verhoogd wordt van € 1.565,40 naar € 1.578,00.
Naast de doorgevoerde wijzigingen per 1 juli 2017 zal vanaf 2019 de laatste wijziging doorgevoerd worden waarin de leeftijd aangepast wordt naar 21 jaar en voor 18 tot en met 20-jarigen het minimumjeugdloon verder verhoogd gaat worden.

3. Minimumloon bij stukloon, meerwerk en overeenkomst van beloning

Vanaf 1 januari 2018 geldt het minimumloon ook in het geval van stukloon, meerwerk en overeenkomst van beloning(opdracht). Stukloon is loon dat per stuk afgeleverd werk wordt betaald. Vanaf 1 januari 2018 moeten werknemers voor ieder gewerkt uur gemiddeld minstens het minimumloon verdienen als de werkgever een stukloon betaalt. Uitgangspunt is daarbij de tijd die de werknemer daadwerkelijk heeft besteed aan de uitvoering van de arbeid.

Dit leidt tot een extra administratieve verplichting voor de werkgever aangezien u op straffe van een bestuurlijke boete van de Inspectie SZW dit bij moet houden. Als werknemers extra uren werken(overwerk of meerwerk) is de werkgever verplicht de werknemers zo te betalen dat zij gemiddeld minstens het minimumloon verdienen voor de gewerkte uren.

4. Premiekortingen worden vervangen door loonkostenvoordelen (LKV)

Met ingang van 1 januari 2018 verdwijnen de premiekortingen voor jongeren, oudere en arbeidsgehandicapte werknemers. Hiervoor komen LKV voor ouderen en werknemers met een arbeidsbeperking in de plaats. Deze voordelen bestaan uit:

1. LKV oudere werknemers
2. LKV arbeidsgehandicapte werknemers
3. LKV herplaatsen arbeidsgehandicapte werknemer
4. LKV doelgroep banenafspraak en scholing belemmerden
5. LKV voor jeugd

De LKV zijn lager per werknemer dan de premiekortingen met de aanvulling dat meer werkgevers hiervan gebruik kunnen maken. Verzoek om gebruik te maken van deze voordelen gaat via de aangifte loonheffingen waarbij aanvullend de werknemer een doelgroep verklaring dient aan te vragen bij het UWV of gemeente. Deze dient in de administratie aanwezig te zijn als onderliggend bewijs. Na afloop van het jaar zal in maart 2019 de eerste voorlopige berekening worden opgesteld door de belastingdienst waarna het mogelijk is om bezwaar te maken. Definitieve berekening van de LKV gebeurt uiterlijk 1 augustus 2019 waarna de uitbetaling uiterlijk op 12 september 2019 zal plaatsvinden.

5. No-risk premie oudere werknemer

Werkgevers die een werknemer van 56 jaar en ouder aan hebben genomen die voor aanvang van deze dienstbetrekking een WW-uitkering heeft ontvangen, worden met ingang van 1 januari 2018 gecompenseerd als deze werknemer uitvalt wegens ziekte. De werknemer moet minimaal één jaar werkloos zijn geweest en een uitkering hebben ontvangen waardoor het UWV de loondoorbetaling bij ziekte overneemt.

6. Transitievergoeding 2018

Per 1 juli 2015 heeft de ontslagvergoeding plaatsgemaakt voor de transitievergoeding. Als werkgever bent u deze vergoeding verschuldigd wanneer een tijdelijke of vaste werknemer ten minste twee jaar bij u in dienst is geweest en zijn arbeidscontract op uw initiatief is beëindigd. De hoogte van de transitievergoeding is afhankelijk van het aantal jaren dat de werknemer in dienst is geweest en het maandsalaris. De vergoeding bedraagt maximaal € 77.000 bruto, of een jaarsalaris als dat hoger is. Het maximale bedrag van € 77.000 gaat per 1 januari 2018 omhoog naar € 79.000.

7. AOW leeftijd 2018

De AOW-leeftijd zal in 2018 verder omhoog gaan. Vanaf 1 januari 2018 is de AOW-gerechtigde leeftijd 66 jaar met de aanvulling dat op basis van de huidige wetgeving deze zal stijgen tot 67 jaar in 2021.

8. Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Met ingang van 25 mei 2018 is de AVG van toepassing. Dat betekent dat vanaf deze datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele EU en de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) niet meer van toepassing is. Dit heeft ook gevolgen op het gebied van personeel en salaris, wij zullen u daarover voor 25 mei 2018 uitvoerig informeren. Een belangrijk onderdeel is het feit dat het versturen van loonstroken naar werknemers niet meer is toegestaan en werknemers in de toekomst in dienen te loggen middels een beveiligd portaal.

9. Auto van de zaak (geen privégebruik auto)?

Controleer aan het eind van het jaar of u alle “Verklaringen geen privégebruik” van uw werknemers in uw administratie op orde heeft. De bijtelling voor de auto van de zaak van uw werknemers kunt u alleen achterwege laten als u over een dergelijke verklaring beschikt. In principe bent u in dat geval gevrijwaard van naheffingen. Een uitzondering geldt wanneer u ervan op de hoogte was dat uw werknemer de auto van de zaak voor meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden heeft gebruikt.
Wijs uw werknemers – schriftelijk – op de verplichting een privégebruik van meer dan 500 km per jaar bij de belastingdienst te melden. Bij een wijziging van een auto moet er een nieuwe verklaring worden aangevraagd.
De belastingdienst heeft al in november 2012 alle zakelijke rijders met een “Verklaring geen privégebruik auto” hierover geïnformeerd en aangegeven dat de rijder zelf verantwoordelijk is voor het tijdig doorgeven van wijzigingen.

10. Verklaring loonheffingen aanwezig?

In uw administratie dient een door uw werknemer getekende verklaring aanwezig te zijn over het al of niet toepassen van de loonheffingskorting. Het is niet verplicht het formulier van de belastingdienst te gebruiken. Het formulier kan worden gedownload via de website van de belastingdienst en is ook bij ons op verzoek verkrijgbaar.

11. Scholieren, studenten, stagiaires

Zijn er scholieren, studenten en/of stagiaires op uw bedrijf aanwezig (geweest)? Controleer samen met ons of zij in aanmerking komen voor een afdrachtvermindering (praktijk Leren). Deze subsidie moet worden aangevraagd bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland.

12. Identiteitsbewijzen aanwezig?

U bent als werkgever verplicht een kopie (voor- en achterzijde) van een geldig identiteitsbewijs in uw administratie te bewaren van al uw werknemers. Dit geldt ook voor ingeleende medewerkers, zoals uitzendkrachten, freelancers, etc.
Het identiteitsbewijs moet geldig zijn op het moment van de indiensttreding. Het rijbewijs is in het kader van de Wet ID geen geldig document.

Zorgt u ervoor dat u alle kopieën heeft en maak deze zelf vanaf het originele exemplaar. Maak kopieën van het volledige document. In controles is het een standaard aandachtspunt.