De werkkostenregeling (WKR) is de wetgeving rondom vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever aan werknemers verstrekt. In principe is alles wat je als werkgever aan werknemers vergoedt of verstrekt loon, waar je loonbelasting over betaalt. Sommige vergoedingen zijn verplicht loon, voor andere vergoedingen kun je ervoor kiezen om deze onder de WKR te laten vallen. Dan hoef je niet over alle vergoedingen belasting te betalen. Wat is nu precies belast en wat onbelast?

Binnen de WKR vallen alle vergoedingen die je verstrekt in één van de volgende categorieën:

• Vrije ruimte
• Intermediaire kosten
• Gerichte vrijstellingen
• Nihilwaarderingen

Werkkostenregeling: Wat is de vrije ruimte?

Binnen de WKR kun je (in 2023) de volgende bedragen belastingvrij besteden aan vergoedingen:

• 3% van de loonsom tot € 400.000
• 1,18% over het meerdere

Dit heet de vrije ruimte, daar betaal je dus geen belasting over. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je belasting in de vorm van een eindheffing van 80%.

Niet alles wat je vergoedt gaat ten laste van de vrije ruimte. Er zijn uitzonderingen. Alle vergoedingen die niet in een van onderstaande categorieën vallen, vallen onder de vrije ruimte. Bijvoorbeeld personeelsfeesten op een externe locatie, kerstpakketten en maaltijdvergoedingen in geld.

Werkkostenregeling: Wat zijn intermediaire kosten?

Intermediaire kosten zijn kosten die een werknemer voorschiet voor de werkgever en vervolgens declareert. Zoals een zakelijke lunch, een relatiegeschenk voor een klant of brandstof voor een auto van de zaak. Deze kosten kan de werkgever onbelast vergoeden aan de werknemer. Let op: als een werknemer iets voorschiet wat vervolgens aan hem ter beschikking wordt gesteld, zijn dit geen intermediaire kosten.

Werkkostenregeling: Wat zijn gerichte vrijstellingen?

Sommige vergoedingen worden wel als loon gezien, maar kunnen toch onbelast vergoed worden, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Dit zijn gerichte vrijstellingen. De meest voorkomende gerichte vrijstellingen zijn:

• Kosten woon-werkverkeer (maximaal € 0,21 p/km)
• Treinkaartjes
• Zakelijke overnachtingen
• Maaltijden bij overwerk en koopavonden
• Cursussen, seminars en opleidingen

Werkkostenregeling: Wat zijn nihilwaarderingen?

Onder nihilwaarderingen vallen kosten die de werkgever maakt voor voorzieningen op de werkplek. Het gaat hierbij alleen om vergoedingen in natura, dus niet vergoedingen in geld. Ook deze kosten kunnen onbelast vergoed worden aan de werknemer.

• Inrichting van de werkplek
• Laptop, tablet en smartphone mits noodzakelijk voor het werk
• Consumpties: bijvoorbeeld koffie, fruit en koekjes, geen volledige maaltijden
• Bedrijfskleding: uniformen en bedrijfskleding met logo
• Arbovoorzieningen
• Bedrijfsfitness: alleen op de werkplek
• Huisvesting: zolang werknemer niet officieel op de werkplek woont

Heb je vragen over de toepassing van de WKR? Neem dan contact met ons op, wij helpen je graag.

Marco Willems
Hoofd salarisadministratie
m.willems@bghaccountants.nl