Iedere werkgever kan de werkkostenregeling toepassen op vergoedingen en verstrekkingen aan personeel, zoals een kerstpakket. Binnen de WKR kun je vergoedingen geven zonder belasting te betalen, zolang je binnen de zogenoemde vrije ruimte blijft. De vrije ruimte is in 2023 3% tot een loonsom van € 400.000 en 1,18% voor het eventuele meerdere. In de praktijk blijkt dat de meeste werkgevers die niet opmaken. Benut jij de WKR maximaal?

Lees ook: Wat is de werkkostenregeling?

Werkkostenregeling: Hoeveel vrije ruimte heb je nog over?

Om de WKR maximaal te benutten is het van belang te weten hoe groot het bedrag van de vrije ruimte is en hoeveel je dit kalenderjaar al hebt besteed. Naast de bestedingen in de loonadministratie dien je hierbij ook te kijken naar de totale boekingen in de financiële administratie. Het verschil tussen de vrije ruimte en wat je al hebt besteed kun je nog vrij besteden aan onbelaste vergoedingen (mits deze voldoen aan de voorwaarden).

Werkkostenregeling: Benut vrijstellingen

Er zijn een aantal vergoedingen die je sowieso belastingvrij mag geven (zie ook: Wat is de werkkostenregeling?). Benut deze vrijstellingen maximaal, want ze gaan niet van de vrije ruimte af. Geef dit wel op als eindheffingsloon, anders ben je bij controle van de belastingdienst alsnog belasting verschuldigd.

Werkkostenregeling: Wat als je nog vrije ruimte over hebt?

Het is jammer om vrije ruimte over te houden, want deze kun je in principe vrij besteden. Het einde van het jaar nadert en dat betekent dat de kerstpakketten en kerstborrels weer in aantocht zijn. Maar je kunt de resterende vrije ruimte ook besteden aan bijvoorbeeld een bonus voor een extra goed presterende medewerker of een bonus voor jezelf als DGA.

Werkkostenregeling: Gebruikelijkheidstoets

Voor alle vergoedingen geldt wel de eis dat deze gebruikelijk zijn. Dat betekent dat een vergoeding niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Bij normaal gebruik zal hiervan niet snel sprake zijn, maar een bonus van bijvoorbeeld € 100.000 voor een werknemer met een loon van € 25.000 zal de gebruikelijkheidstoets waarschijnlijk niet doorstaan.

Tot een bedrag van € 2.400 per werknemer per jaar is een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling in principe gebruikelijk. Boven dit bedrag is het verplicht om te toetsen.

Heb je nog vragen over de werkkostenregeling, neem dan contact met ons op.

Marco Willems
Hoofd salarisadministratie
m.willems@bghaccountants.nl