Binnen de werkkostenregeling (WKR) kun je € 2.400 belastingvrij aan je medewerker geven. Of aan jezelf als DGA. Hoe pas je die € 2.400 grens in de praktijk toe? Moet je alles wat je aan je werknemer geeft bij elkaar optellen? Of mag je bijvoorbeeld een kerstpakket, personeelsfeest én € 2.400 bonus allemaal belastingvrij geven? In het kort: ja dat mag.

Het uitgebreide antwoord vind je in dit artikel. Om uit te leggen hoe de € 2.400 grens precies werkt (de zogenoemde doelmatigheidsgrens), leggen we hieronder eerst uit wat de werkkostenregeling is, de bijbehorende gebruikelijkheidstoets en de doelmatigheidsgrens.

Wat is de werkkostenregeling?

De WKR is de wetgeving die bepaalt wat een werkgever wel en niet belastingvrij aan werknemers mag geven. In principe is alles wat je aan je werknemer geeft loon. Daar betaal je loonbelasting over. Maar via de WKR kun je sommige zaken belastingvrij geven.

Binnen de WKR valt alles in één van de volgende categorieën:

• Vrije ruimte
• Intermediaire kosten
• Gerichte vrijstellingen
• Nihilwaarderingen

In dit artikel leggen we precies uit wat iedere categorie inhoudt en wat er onder die categorie valt: Wat is de werkkostenregeling?

Hier gaan we alleen verder in op de vrije ruimte, omdat de belastingvrije € 2.400 onder de vrije ruimte valt.

Wat is de vrije ruimte?

De vrije ruimte is de categorie waarbinnen je zelf mag bekijken wat je belastingvrij geeft. Simpel gezegd: alles wat niet onder een van de andere categorieën valt, valt onder de vrije ruimte. Je mag niet onbeperkt zaken belastingvrij geven, er geldt een maximum én een zogenoemde gebruikelijkheidstoets.

De vrije ruimte is in 2025 maximaal:

• 2% van de loonsom tot € 400.000
• 1,18% over het meerdere

Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je 80% belasting.

Wat is de gebruikelijkheidstoets?

Naast het maximale bedrag wat je belastingvrij mag geven, geldt ook een gebruikelijkheidstoets. De naam geeft het eigenlijk al aan, als je iets aan je medewerker geeft wat niet gebruikelijk is, dan mag je het niet belastingvrij geven. De belastingdienst hanteert hiervoor 30% afwijking. Dus: als jij iets geeft wat meer dan 30% afwijkt van wat normaal is om te geven, dan mag het niet belastingvrij.

Wat is de doelmatigheidsgrens?

Bij het beoordelen van die gebruikelijkheidstoets, houdt de belastingdienst een zogenoemde doelmatigheidsgrens aan van € 2.400. Dat betekent dat de belastingdienst alles onder de € 2.400 gebruikelijk vindt. Boven die € 2.400 vindt de belastingdienst het niet gebruikelijk.

Hoe pas je die € 2.400 in de praktijk toe?

Het maakt niet uit wat je geeft, of het nu een bonus of een eindejaarsuitkering is. Tot
€ 2.400 mag het belastingvrij. Maar wat als je meer dan € 2.400 geeft? Moet je dan alles bij elkaar optellen voor de € 2.400 grens? Of kun je meer dan € 2.400 belastingvrij geven? Ja dat kan, maar het ligt er aan wat.

De regel: als er geen twijfel is of iets gebruikelijk is, dan telt het niet mee voor de
€ 2.400 grens.

• Als je iets geeft waar een gerichte vrijstelling voor geldt (bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding van € 0,23 per km).
• Als je iets geeft wat gebruikelijk is en onder de vrije ruimte valt, telt het niet mee voor de € 2.400 grens. Bijvoorbeeld een kerstpakket, de jaarlijkse barbecue en het personeelsfeest.
• Als je twijfelt, kun je de gebruikelijkheid vooraf afstemmen met de belastingdienst. Als de belastingdienst het gebruikelijk vindt, dan telt het ook niet mee voor de € 2.400 grens.

Hier geven we 2 voorbeelden waarbij de werkgever meer geeft dan € 2.400. In het ene voorbeeld mag je alles belastingvrij geven, in het andere voorbeeld niet.

Voorbeeld 1: meer dan € 2.400 belastingvrij

• Je werknemer krijgt een reiskostenvergoeding van € 1.500 voor woon-werkverkeer (tegen de gerichte vrijstelling van € 0,23 per km)
• Je geeft je werknemer een kerstpakket van € 100
• Je hebt een fietsregeling en je werknemer krijgt een fiets van € 2.000 én de belastingdienst heeft aan je bevestigd dat € 2.000 per fiets gebruikelijk is
• Je wil een eindejaarsuitkering van € 2.400 in de vrije ruimte laten vallen

Je gaat niet over de € 2.400 grens heen, omdat de reiskostenvergoeding, het kerstpakket en de fiets niet mee tellen. Je mag alles belastingvrij geven.

Voorbeeld 2: meer dan € 2.400, niet volledig belastingvrij

Je geeft je werknemer een bonus van € 4.000 en wil deze in de vrije ruimte laten vallen. Je overschrijdt dan de € 2.400 grens. € 2.400 hiervan is onbelast. De overige € 1.600 kan discussie met de belastingdienst opleveren. Over het algemeen vindt de belastingdienst dit niet gebruikelijk. In dit geval is € 2.400 belastingvrij, en over de overige € 1.600 moet loonbelasting betaald worden.

Heb je hier nog vragen over, neem dan contact met ons op.

Marco Willems
Hoofd salarisadministratie
m.willems@bghaccountants.nl