Wellicht is het voor u als werkgever nog vroeg maar in februari 2018 vindt de afrekening van de werkkostenregeling (WKR) over het jaar 2017 plaats. Dit gebeurt via de aangifte loonheffingen over de maand januari 2018.

Wat is de WKR?
Aangezien de WKR voor velen nog een lastige materie is, hierbij in het kort het uitgangspunt van deze regeling. De regeling is gebaseerd op het feit dat alles wat u aan uw werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt loon is. Tenzij het onder de uitzonderingen valt in het kader van de WKR. U moet als werkgever vooraf bepalen welke kosten u aanwijst als werkkosten of als gericht vrijgesteld. Met de wetenschap dat indien u uw budget van 1,2% van het fiscale loon overschrijdt u 80% eindheffing verschuldigd bent over het bedrag waarmee u de ruimte overschreden bent.

Monitor uw begroting
Het aanwijzen moet u uiterlijk op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen doen. Daardoor is het niet mogelijk om alsnog een vergoeding die belast is geweest bij uw werknemer te corrigeren naar een onbelaste vergoeding vanuit uw vrije ruimte. Het is dus belangrijk dat u aan het begin van het jaar begroot wat uw ruimte is en welke uitgaven u hier voor wilt inzetten. Gedurende het jaar controleert u of de uitgaven op de juiste manier zijn verwerkt in uw administratie. En of de uitgaven aansluiten op uw begroting.

Kerstpakket en kerstborrel: binnen welke categorie valt het?
Aangezien het einde van het jaar in zicht komt, betekent dat onder andere de kerstpakketten en de kerstborrel er weer aankomen. Indien u van plan bent om uw werknemers een kerstpakket te geven, komt de totale waarde van het pakket inclusief BTW ten laste van de vrije ruimte van de WKR.
Wanneer u de kerstborrel op de werkplek geeft is deze gericht vrijgesteld. Dan komt deze niet ten laste van uw vrije ruimte. Indien u ervoor kiest om de kerstborrel op een externe locatie te organiseren, dan wordt deze als loon beschouwd. In dat geval komt deze wel ten laste van uw vrije ruimte.

Indien u als werkgever geen inzicht heeft in uw uitgaven en vrije ruimte adviseren wij u om met ons contact op te nemen. Samen kijken we dan naar de mogelijkheden richting einde van het jaar. Uiteraard kunt u ook bij ons terecht voor andere vragen die betrekking hebben op de werkkostenregeling en het belast of onbelast vergoeden van kosten aan uw werknemers.

Vera Kasemir
Salarisadviseur
v.kasemir@bghaccountants.nl