Als je kosten maakt voor een klant, worden deze vaak doorbelast aan de klant. Bij het doorbelasten van kosten wordt niet altijd het juiste btw tarief gebruikt.

Wat zijn de regels?

Bij het doorberekenen van kosten aan de klant, moet hierover in principe altijd btw berekend worden. Daarbij moet het btw tarief gehanteerd worden dat je normaal gesproken ook aan de klant in rekening brengt.

Veel voorkomende fouten bij het doorbelasten van kosten

Er wordt vaak een foutief btw tarief gehanteerd. Vooral wanneer de doorberekende kosten onder een btw vrijstelling of het verlaagde tarief vallen. Zoals het doorbelasten van de kosten van verzenden, voedsel of literatuur. Als je over je eigen levering of dienst 21% btw berekent, dan moet je bij het doorbelasten van deze kosten ook het normale btw tarief van 21% aan je klant in rekening brengen. Vaak wordt echter het verlaagde tarief of de vrijstelling toegepast.

Zolang je klant ook volledig aftrekrecht heeft, zal het allemaal niet tot problemen leiden. Het is anders als je te maken hebt met een afnemer zonder (volledig) recht op btw aftrek. Doordat de kosten via jou lopen, valt de uiteindelijke rekening voor je klant hoger uit. Het is dan handiger dat je klant de kosten waarvoor een vrijstelling of het verlaagde btw tarief geldt, zelf rechtstreeks afneemt. Dan hoef je hierover geen 21% btw te berekenen die voor je klant niet aftrekbaar zijn.

Hoe zit het met doorlopende posten?

Naast de doorberekende kosten zijn er ook de doorlopende posten. Dit zijn uitgaven die je in naam en voor rekening van je klant maakt. Denk bijvoorbeeld aan:

• Overdrachtsbelasting, griffierechten en handelsnaamonderzoek door de Kamer van Koophandel die een notaris doorbelast aan de klant.
• Leges/kosten voor vergunningen die een architect doorbelast aan de klant.

Er hoeft geen btw te worden berekend bij het doorbelasten van deze kosten.

Heb je hier nog vragen over, neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag verder.

Martijn Vermunt
Partner
info@bghaccountants.nl