Als ondernemer ben je wettelijk verplicht je administratie 7 jaar te bewaren. Bij een belastingcontrole is dit de termijn dat je administratie ter inzage moet liggen. Bij de aankoop van een onroerende zaak bedraagt de bewaartermijn voor de BTW zelfs 9 jaar na het jaar van aankoop. Echter, de onroerende zaak dient dan met BTW te zijn geleverd of vervaardigd.

Wat moet ik bewaren?
Bewaar in ieder geval de basisadministratie. Denk aan het grootboek en de voorraad-, crediteuren-, debiteuren-, inkoop-, verkoop- en loonadministratie.
Het kan geen kwaad bepaalde gegevens nog langer te bewaren. Denk bijvoorbeeld aan lopende garantietermijnen, lijfrenteaftrek, contracten, afspraken met leveranciers, jaarrekeningen en ingediende belastingaangiften.

Digitaal bewaren
Facturen die je digitaal ontvangt ben je verplicht digitaal op te slaan. Facturen die je op papier ontvangt mag je ook digitaal bewaren, mits het een juiste en volledige weergave is van de originele factuur. Uitzondering: van kasbonnen die je contant betaalt moet je het origineel bewaren.

Voor het digitaliseren van je administratie maken wij gebruik van de online applicatie Basecone. Met deze applicatie kun je inkoop- en verkoopfacturen digitaal verwerken. Er is een koppeling met de boekhoudpakketten Twinfield, Exact, Unit4 en Visma. Het gebruik van deze applicatie biedt een aantal voordelen:

• Tijdsbesparing: door de scansoftware worden facturen automatisch herkend en hoef je niet meer handmatig in te boeken
• Je hoeft niet meer te zoeken naar facturen in ordners. In het digitale archief kun je heel eenvoudig facturen opzoeken
• In dit archief kun je ook andere gegevens zoals contracten bewaren
• Back-ups worden automatisch gemaakt
• Kwijtgeraakte bonnetjes behoren tot het verleden. Met de mobiele app maak je een foto en kun je ze direct uploaden.

Wil je hier meer over weten? Kijk dan op onze pagina over online boekhouding of neem contact met ons op.

Gegevens van werknemers
Voor gegevens van medewerkers die reeds uit dienst zijn, geldt over het algemeen een bewaartermijn van 2 jaar na het einde van de dienstbetrekking. Voor een aantal gegevens geldt een langere bewaartermijn. Gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn dien je 7 jaar te bewaren. Een kopie van het identiteitsbewijs en de getekende loonbelastingverklaring dien je 5 jaar na einde dienstverband te bewaren. Overige informatie zoals verslagen van functioneringsgesprekken mogen na 2 jaar worden vernietigd.

Wat is het risico als ik niets bewaar
Als je bij een belastingcontrole of de beantwoording van een vragenbrief van de belastingdienst niet meer beschikt over de relevante stukken, dan kan de belastingdienst de bewijslast omkeren. Je dient dan aan te tonen dat de door de belastingdienst opgelegde aanslag onjuist is. Zonder gegevens is dat feitelijk onmogelijk.