Organiseer je een personeelsfeest op de zaak of op een externe locatie? De keuze die je maakt heeft gevolgen qua belastingen. Hoewel je in beide gevallen niet altijd belasting hoeft te betalen, is een personeelsfeest op de zaak over het algemeen gunstiger qua belasting dan een personeelsfeest op een externe locatie.

Personeelsfeest op de zaak

Als je een feest op de zaak organiseert, kun je dit vaak zo goed als belastingvrij doen.

Voor drinken, hapjes, huur van tafels en stoelen of de kosten van een band hoef je geen belasting te betalen. Dit wordt niet als loon gezien.

Een maaltijd ziet de belastingdienst wel als loon. Je kunt dit op 2 manieren verwerken:

• Je telt € 3,95 per maaltijd als loon voor de werknemer. Als het feest inclusief partner is, dan tel je 2x € 3,95 tot het loon van die werknemer. Je werknemer betaalt hier loonheffing over.
• Je kunt er ook voor kiezen om deze € 3,95 van de maaltijd in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) mee te nemen. De werknemer betaalt hier dan geen belasting over. Als jij als werkgever niet over de vrije ruimte heen gaat, dan betaal je hier ook geen belasting over.

Personeelsfeest op externe locatie

Organiseer je het feest ergens anders, bijvoorbeeld in een bar of restaurant? Dan zijn alle kosten die je maakt loon voor je werknemers. Dus zowel de maaltijd, drinken, hapjes, huur van de locatie of kosten van een band.

In dit geval kun je de maaltijd niet ‘afkopen’ voor € 3,95 per werknemer, maar zijn de volledige kosten loon.

Dit kun je ook op 2 manieren verwerken:

• Je telt alle kosten als loon voor de werknemer. Je werknemer betaalt hier loonheffing over.
• Je laat alle kosten in de vrije ruimte van de werkkostenregeling vallen. Je werknemer betaalt hier geen belasting over. Als jij als werkgever niet over de vrije ruimte heen gaat, dan betaal je hier ook geen belasting over.

Hierbij wel een kanttekening. De kosten die je maakt moeten wel gebruikelijk zijn. Maak je ongebruikelijke kosten die een vergelijkbare werkgever niet zou maken voor vergelijkbare werknemers? Dan kan de belastingdienst aangeven dat je de kosten niet in de vrije ruimte mag opnemen.

Wat is de werkkostenregeling en de vrije ruimte?

Met de WKR kun je als werkgever belastingvrij vergoedingen aan je werknemers geven. In principe is alles wat je aan werknemers geeft loon, waar je loonbelasting over betaalt. Sommige zaken zijn verplicht loon, voor andere vergoedingen kun je ervoor kiezen om deze onder de WKR te laten vallen.

De werkkostenregeling bestaat uit verschillende categorieën, waaronder de vrije ruimte.

In de vrije ruimte kun je dit bedrag belastingvrij besteden aan je werknemers:

• 2% over de loonsom tot € 400.000
• 1,18% over het meerdere

Als je boven de vrije ruimte uitkomt, dan betaal je over dat deel 80% belasting.

Lees ook: Wat is de werkkostenregeling?

Heb je hier nog vragen over, neem dan contact met ons op.

Marco Willems
Hoofd salarisadministratie
m.willems@bghaccountants.nl