Door corona worden werknemers gevraagd zoveel mogelijk thuis te werken. Mag je werknemers voor thuiswerken een belastingvrije vergoeding geven? Mag je bijvoorbeeld een internetabonnement belastingvrij vergoeden? En zo ja, onder welke voorwaarden kan dat?

Meestal niet: huur voor de werkruimte

Wil je een werknemer een vergoeding geven voor de werkruimte/werkplek thuis? Dan is het van belang of deze ruimte fiscaal gezien een ‘werkplek’ is. Dit is het geval als er een eigen ingang is met eigen sanitair. Meestal is dit niet het geval. Dan mag je huur aan je werknemer voor de werkruimte niet belastingvrij vergoeden.

Wel: laptop, telefoons en gereedschap

Je mag laptops, telefoons, gereedschap en soortgelijke apparatuur onbelast vergoeden of verstrekken als dit nodig is voor het werk. Hetzelfde geldt voor een internetabonnement.

Wel: Inrichting werkkamer

Als werkgever ben je volgens de Arbowet verantwoordelijk voor de werkplek van je werknemers. Ook als zij thuiswerken. Dit betekent dat je arbovoorzieningen belastingvrij ter beschikking mag stellen of vergoeden. Hieronder vallen ook een bureau, stoel en lampen die de werknemer in zijn werkkamer nodig heeft. De werknemer mag hier geen eigen bijdrage voor betalen.

Niet: koffie, thee en toiletpapier

Koffie, thee en toiletpapier mag je niet belastingvrij vergoeden. Je mag dit wel vergoeden via de werkkostenregeling.

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling (WKR) is de wetgeving rondom vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. In principe is alles wat je als werkgever aan werknemers vergoedt of verstrekt loon, waar je loonbelasting over betaalt. Sommige vergoedingen zijn verplicht loon, voor andere vergoedingen kun je ervoor kiezen om deze onder de WKR te laten vallen. Dan hoef je niet over alle vergoedingen belasting te betalen.

Je kunt bijvoorbeeld € 10 per dag per werknemer onder de WKR laten vallen. Voor bijkomende kosten, zoals verwarming. Eerst kijk je of je de kosten sowieso belastingvrij kunt vergoeden. Is dat niet het geval, dan kun je het onder de vrije ruimte laten vallen. De vrije ruimte is in 2023 3% van de loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Geef je meer aan werknemers, dan betaal je een eindheffing van 80%.

Lees ook: wat is de werkkostenregeling?

Einde thuiswerken, wat dan?

Werken je medewerkers weer op kantoor, dan moet de werknemer de spullen inleveren of  een vergoeding op basis van de dagwaarde betalen. Belastingvrije vergoedingen zoals een internetabonnement moeten worden stopgezet. Doe je dat niet, dan is het belast.

Vergoeding woon-werkverkeer

Kregen je werknemers al vóór 13 maart 2020 een onbelaste vergoeding voor het woon-werkverkeer, dan mag je die tot 1 januari 2022 onbelast doorbetalen. Daarna kun je deze nog steeds betalen, maar als je werknemers dan nog thuiswerken is deze belast i.p.v. onbelast.

Heb je hier nog vragen over? Neem dan contact met ons op.

Marco Willems
Hoofd salarisadministratie
m.willems@bghaccountants.nl