Het advies om thuis te werken vanwege corona is voorbij. Heb je een thuiswerkplek gefaciliteerd? Moeten werknemers de inrichting van de thuiswerkplek terug naar kantoor brengen of mogen ze deze houden? Komt de belastingdienst dan om de hoek kijken?

Op grond van de Arbowet ben je als werkgever verplicht voor de inrichting van de thuiswerkplek te zorgen als de werknemer thuis moet werken. Je kunt bijvoorbeeld een bureau, een bureaustoel en verlichting belastingvrij ter beschikking stellen, verstrekken of vergoeden.

Werknemer werkt niet meer thuis

Werkt een werknemer niet meer thuis? Dan moeten alle verstrekte spullen teruggegeven worden als je de spullen hebt uitgeleend. In dat geval ben je als werkgever namelijk eigenaar van de spullen. Je kunt er ook voor kiezen dat de werknemer de spullen mag houden. Er zijn meerdere opties:

• De werknemer kan de spullen tegen de restwaarde overnemen.
• De werknemer hoeft er niets voor te betalen. In dat geval kun je de restwaarde onderbrengen in de werkkostenregeling. Zolang je binnen de vrije ruimte blijft betaal je geen belasting. In 2023 is de vrije ruimte 3% van de loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Kom je hierboven dan betaal je 80% belasting. Lees ook: Wat is de werkkostenregeling?
• Als je dit niet onderbrengt in de werkkostenregeling dan is de restwaarde belast als loon in natura bij de werknemer. Je moet dan loonbelasting inhouden op het loon van de werknemer.

Als je destijds een bedrag aan de werknemer hebt gegeven waar deze zelf spullen voor kon kopen of als je de spullen aan de werknemer hebt gegeven (de werknemer is dan eigenaar van de spullen, in tegenstelling tot het uitlenen zoals hierboven omschreven), dan hoeven de spullen voor de belastingen niet teruggebracht te worden. Als de werknemer de spullen houdt dan hoeft er geen belasting te worden betaald. Dit staat uiteraard los van of je met de werknemer hebt afgesproken of de spullen wel of niet teruggebracht moeten worden.

Werknemer werkt nog thuis

Werkt een werknemer nog deels of volledig thuis? Dan is een afrekening met de belastingdienst niet aan de orde en geldt dat je op grond van de Arbowet verplicht bent om als werkgever voor de inrichting van de thuiswerkplek te zorgen.

Heb je hier nog vragen over, neem dan contact met ons op.

Marco Willems
Hoofd Salarisadministratie
m.willems@bghaccountants.nl