Een snelle boodschap tussen twee afspraken. Een kilometerstand die niet aansluit op de garagefactuur. Of een rittenregistratie die pas achteraf is ingevuld. Het lijken kleine administratieve missers, maar de gevolgen kunnen enorm zijn. Bij een verkeerde rittenregistratie kan de belastingdienst de volledige bijtelling voor een auto van de zaak alsnog opleggen. Vaak met terugwerkende kracht over meerdere jaren plus belastingrente en soms een boete.

Bijtelling en rittenregistratie

Als je minder dan 500 km per jaar privé rijdt in een auto van de zaak, dan hoef je geen bijtelling te betalen. Je moet dit wel kunnen aantonen. Hoe je dat aantoont mag je in principe zelf weten, maar een rittenregistratie is over het algemeen de beste methode. Die rittenregistratie moet wel kloppen. De belastingdienst heeft aangegeven dat het vaak voorkomt dat de registratie onvolledig is, achteraf is opgesteld of niet klopt. Als de rittenregistratie aan de kant wordt geschoven en je niet op een andere manier kunt bewijzen dat je minder dan 500 km per jaar privé hebt gereden, dan krijg je een correctie en moet je alsnog bijtelling betalen. Dat kan een flinke naheffing betekenen. Zorg er dus voor dat je rittenregistratie klopt.

Waar moet een rittenregistratie aan voldoen?

Op een rittenregistratie moet in ieder geval het merk, type en kenteken staan en de periode waarin de auto ter beschikking staat. Daarnaast moet je per rit het volgende vastleggen:

• Datum
• Begin- en eindstand van de kilometerteller
• Begin- en eindadres
• De gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke route
• Of het een zakelijke of privé rit was

Hoe controleert de belastingdienst een rittenregistratie?

Naast de gegevens die je in de rittenregistratie moet vastleggen, controleert de belastingdienst de betrouwbaarheid van de administratie ook aan de hand van andere gegevens zoals:

• Facturen/onderhoudsgegevens van de garage
• Verkeersboetes
• Tankbonnen en laadpassen
• Agenda/afspraken met klanten
• Facturen van klanten

Zodra deze gegevens niet aansluiten op de rittenregistratie, kan de belastingdienst om een verklaring vragen.

Veel ondernemers denken dat de belastingdienst de rittenregistratie controleert met camera’s langs de snelweg. Dat klopt niet. De Hoge Raad zette daar in 2017 een streep door. Cameragegevens mogen wel gebruikt worden als je een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik’ hebt.

Meest voorkomende fouten van een rittenregistratie

1. Ritten vergeten vast te leggen
2. Kilometerstanden die niet aansluiten met facturen van de garage
3. Te weinig gegevens vastleggen over een rit
4. De administratie achteraf invullen en ritten schatten
5. Afstanden schatten
6. Privéritten als zakelijk aanmerken zoals onderweg boodschappen doen, de kinderen ophalen na werktijd, of een privébezoek na een zakelijke afspraak
7. Geen afwijkende route vermelden als er bijvoorbeeld file stond en je bent omgereden
8. Een ontbrekende periode in het jaar, bijvoorbeeld in de vakantie
9. Agenda en rittenregistratie die elkaar tegenspreken, zoals een afspraak in Nijmegen terwijl je volgens de rittenregistratie in Eindhoven was

Tips voor een sluitende rittenregistratie

• Controleer je rittenregistratie regelmatig gedurende het jaar en werk deze bij
• Let op de grens van 500 km per jaar
• Maak gebruik van een app of kastje in de auto die routes, ritten en kilometers bijhoudt (let op het Keurmerk RitRegistratieSystemen): dit verkleint de kans op fouten en discussies over de betrouwbaarheid van de administratie
• Maak duidelijk onderscheid tussen zakelijke ritten, privékilometers en gecombineerde ritten: leg de vereiste gegevens vast
• Maak een dossier aan met bewijsmateriaal, zoals je agenda, klantafspraken, en tankbonnen

Hoe kun je bewijzen dat je minder dan 500 km privé hebt gereden als je
rittenregistratie niet klopt?

Ook als je rittenregistratie niet klopt (of je helemaal geen rittenregistratie hebt), betekent dat niet automatisch dat je bij een controle alsnog bijtelling moet betalen. Het ligt er dan vooral aan wat het overige bewijsmateriaal is. In principe geldt namelijk vrije bewijsleer en is een rittenregistratie niet noodzakelijk: als je maar kunt bewijzen dat er minder dan 500 km per jaar privé is gereden. Dat kan bijvoorbeeld met een agenda, verklaringen door werknemers, overeenkomsten, sleutels achter slot of een vergelijkbare privé auto.

Let wel op, de bewijslast is zwaar: je moet overtuigend aantonen dat je in een jaar minder dan 500 privékilometers hebt gereden. Losse agenda-afspraken, tankbonnen of verklaringen zijn meestal onvoldoende als daarmee niet alle kilometers kunnen worden verklaard. In de rechtspraak lukt het zonder sluitende rittenregistratie slechts in uitzonderlijke gevallen om dit bewijs te leveren.

Btw-correctie is altijd van toepassing

Woon-werkverkeer is voor de btw privégebruik. Daarom betaal je in de praktijk vrijwel altijd een btw-correctie als je een eenmanszaak of VOF hebt. Dus ook als je de auto alleen zakelijk gebruikt, maar wel voor woon-werkverkeer gebruikt, moet je deze btw-correctie betalen.

Met een sluitende rittenregistratie bereken je de correctie op basis van het werkelijk privégebruik (inclusief woon-werkverkeer). Dit percentage vermenigvuldig je met de btw die je gedurende het jaar over de autokosten hebt teruggevraagd.

Zonder een sluitende rittenregistratie is de btw-correctie een forfait van 2,7% van de cataloguswaarde. Voor auto’s die 5 jaar in gebruik zijn en voor bepaalde margeauto’s geldt onder voorwaarden een lager forfait van 1,5%.

Conclusie

Een rittenregistratie lijkt misschien een administratieve formaliteit, maar kan duizenden euro’s verschil maken. De rechtspraak laat zien dat de belastingdienst en rechters weinig ruimte laten voor slordigheden. Een vergeten rit, een afwijkende kilometerstand of een administratie die achteraf is opgesteld kan voldoende zijn om de volledige rittenregistratie terzijde te schuiven. Controleer daarom regelmatig of je administratie volledig, logisch en controleerbaar is. Dat kan je een forse naheffing besparen.

Heb je hier nog vragen over? Neem dan contact met ons op.

Martijn Vermunt
Partner
info@bghaccountants.nl